- CRM-Software (deutsch: Customer-Relationship-Management) gibt es vom Hotel über Vereine bis hin zu kleinen, mittelständischen und Großunternehmen auf die jeweiligen Bedürfnisse zugeschnitten. Dies spiegelt sich unter anderem im Funktionsumfang wieder.
- Richtig eingesetzt, sorgt die CRM-Software für eine Produktivitätssteigerung durch die effiziente Erfassung der Kundendaten. Mit nur einem Blick wissen Sie, ob und welche Bedürfnisse bei den betreffenden Personen bestehen.
- Um die Effizienz zu gewährleisten ist es wichtig, dass zuständige CRM-Software-Personal dafür zu sensibilisieren, alle verfügbaren Informationen über Kontakte einzupflegen und bei Bedarf zu aktualisieren. Auf diese Art steht Ihnen ein mächtiges Marketinginstrument zur Verfügung.
Durchdacht gestaltete und programmierte CRM-Software kann wesentlich mehr als klassische Kundenkarteien auf Papier, wie sie früher verwendet worden sind. Auch ist sie einfacher zu bedienen als eine Erfassung aller relevanten Informationen über das Tabellenkalkulationsprogramm Excel. Das Dashboard der CRM-Software ist meist auf eine intuitive Bedienung ausgerichtet.
In der nachfolgenden Kaufberatung auf BILD.de erfahren Sie alles Wissenswerte über CRM-Software und ob sich diese auch für Kleinunternehmen sowie für Vereine eignet. Ebenso wird auf die Frage eingegangen, ob sich der genaue Blick auf kostenlose oder günstige CRM-Software lohnt.
1. Wie funktioniert CRM-Software und ab wann lohnt sie sich?
CRM 1.0: Rolodox – ein Rückblick
Dass ein gut gepflegtes Kundenbeziehungsmanagement von großer Bedeutung ist, wurde bereits in den 50ern des letzten Jahrhunderts festgestellt. Ein echter Meilenstein bis zur heutigen digitalen Entwicklung hin war Rolodox. Das ist eine Rollkartei, die es ermöglicht hat, Kundenkarten und Visitenkarten durch Drehen durchzublättern.
CRM-Software ist ein Tool, welches Ihnen das strukturierte Sammeln von Daten über Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartner deutlich vereinfacht. Dabei gibt es Hersteller, die sich auf einzelne Branchen spezialisiert haben. Die Anforderungen im Bereich Mode gestalten sich beispielsweise komplett anders als in der Hotellerie.
CRM-Software gibt es vorallem als PC-Programm. CRM-Software-Apps sind wesentlich seltener anzutreffen.
Die sogenannte Basis bilden die eingepflegten Kontaktdaten. Diese können durch Informationen zum Kaufverhalten, Notizen zu Telefongesprächen und sonstiges Wissen ergänzt werden. Ebenso bietet die Software das Filtern, um eine E-Mail-Kampagne zielgerichtet zu gestalten. Damit ergeben sich folgende Grundanwendungen:
- CRM-Software für den Vertrieb
- CRM-Software für das Marketing
- CRM-Software für die Produktivitätssteigerung
Die Frage, ob sich CRM-Software für Sie lohnt, ist nicht ganz einfach zu beantworten. Statistiken besagen, dass bei Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern in weit über 60 Prozent der Fälle ein CRM-System zum Einsatz kommt. Liegt die Mitarbeiterzahl bei unter 50, sinkt die Quote auf ca. 35 Prozent.
Fühlen Sie sich bei dieser Mitarbeiterzahl in Ihrer Firma nicht angesprochen, empfehlen wir Ihnen auf BILD.de CRM-Software für Kleinunternehmen. Sie ist in der Regel einfach einzurichten und kann zu einem niedrigen monatlichen Grundpreis angemietet werden.
2. Welche Entscheidungskriterien sollte man im Vorfeld festlegen?
Bevor Sie eine CRM-Software kaufen oder mieten, steht primär an erster Stelle, welche Ziele erreicht werden sollen. Ein zweiter wichtiger Punkt ist die Größe der Stammkundschaft sowie der Adressdaten, die insgesamt einer Betreuung bedürfen.
CRM steht für Customer-Relationship-Management.
In Sachen Unternehmensgröße hat sich die nachfolgende Aufteilung als sinnvoll erwiesen:
- CRM-Software für Startup-Unternehmen
- CRM-Software für Kleinunternehmen
- CRM-Software für den Mittelstand
- CRM-Software für Großunternehmen
Ein weiterer Aspekt ist, wie groß das Team für die CRM-Software im Haus sein soll. Dies ist wichtig in Bezug auf die Lizenzen, da diese oftmals an eine gewisse Anzahl an Arbeitsplätzen gebunden sind. Wird eine vorgegebene Grenze überschritten, erhöhen sich die monatlichen Gebühren oder der CRM-Software-Preis steigt beim geplanten Kauf.
Tipp: Sind Sie noch unsicher hinsichtlich der Anforderungen, besteht häufig die Möglichkeit, Systeme über einen bestimmten Zeitraum kostenlos zu testen. Ein Beispiel ist die CRM-Software Office 365 von Microsoft. Je nach Aktion können Sie dieses Komplettpaket mit zahlreichen Features im CRM-Software-Test bis zu 6 Monate ausprobieren. Achten Sie auf aktuelle Aktionen in 2025.
3. Worauf sollten Sie laut Tests bei CRM-Software achten?
Managen Sie mit einer CRM-Software Ihre Kundendaten.
Oftmals ist es so, dass Sie sich für Ihr Business für eine bestimmte CRM-Software von Microsoft oder anderen Marken entschieden haben und die Ansprüche mit der Zeit steigen. Wichtig bei Basispaketen sind die Erweiterungsmöglichkeiten durch zusätzliche Tools, um die Funktionen hinsichtlich des Umfangs anpassen zu können.
In den nachfolgenden Unterpunkten erhalten Sie auf BILD.de wichtige Zusatzinformationen.
3.1. CRM-Software im Vergleich: mieten oder kaufen?
Der wesentliche Unterschied liegt darin, dass bei einem Kauf zunächst ein einmaliger Betrag fällig wird. Das bedeutet, dass oft jährliche wiederkehrende Kosten für Upgrades anfallen. Je nachdem, für welches Produkt sie sich entscheiden, können diese in einer empfindlichen Höhe liegen. Als zusätzliche Entscheidungsgrundlage folgen die Vor- und Nachteile der Mietvariante:
- Vorteile
- Gesamtkosten verteilen sich über den gesamten Zeitraum der Mietdauer
- im Idealfall umfasst das Angebot eine CRM-Software-Cloud, was eigene Speicherressourcen schont
- Mietpaket umfasst in den meisten Fällen regelmäßig anfallende Upgrades
- Nachteile
- auf einen längeren Zeitraum hin betrachtet teurer als einmalige Anschaffungskosten
3.2. Das System mit der Cloud
Da es mittlerweile von großer Wichtigkeit ist, ist dem Cloud-Computing ein eigener Abschnitt gewidmet. Kurz gesagt werden Ihnen für die angemietete CRM-Software internetbasiert Speicherkapazität, Rechenpower und die benötigte Rechenpower auf externen Servern zur Verfügung gestellt. Neben dem Schonen eigener Ressourcen ersparen Sie sich das Warten der Computersysteme und den Kauf der dafür benötigten Komponenten.
Nutzer aus den zuständigen Bereichen Ihres Unternehmens haben mit entsprechenden Zugangsdaten auch von zu Hause oder vom Hotel aus Zugriff, um ihre Kontakte zu bearbeiten. Dies funktioniert auch mit hauseigenen Systemen, ist aber zumeist deutlich aufwendiger.
Hinweis: Ein wichtiges Thema ist der Datenschutz, da Sie mit relevanten Kundeninformationen arbeiten. Es ist empfehlenswert darauf zu achten, dass die vom Software-Anbieter genutzten Server in Europa stehen. Alternativ prüfen Sie, ob die aktuellen DSGVO-Richtlinien (Datenschutzgrundverordnung der EU) berücksichtigt werden. Darüber hinaus müssen Sie mit dem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen.
3.3. Gibt es spezielle CRM-Software für unterschiedliche Branchen?
Grundsätzlich funktioniert das Grundprinzip einer CRM-Software über alle Branchen hinweg. Dazu zählen die Datenerfassung, das Ausfiltern von Dubletten oder die Dokumentation einzelner Kundengespräche.
In der nachfolgenden Tabelle sind einige Beispiele nach Art des Unternehmens (Nonprofit, Hotel, Personal, Gesundheit, Recht, Immobilen) aufgeführt:
| Kategorie / Typ | Anforderung |
|---|---|
| CRM-Software für Immobilienmakler |
|
| CRM-Software für das Gesundheitswesen |
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| CRM-Software für Steuerberater |
|
3.4. Welches Urteil fällen Stiftung Warentest und Öko-Test in Bezug auf CRM-Software?
Bei beiden Verbraucherportalen stehen aktuell keine Kundenmanagementsoftware-Tests zur Verfügung. Aufgrund der vielfältigen Anforderungen innerhalb der unterschiedlichen Branchen ist ein CRM-Testsieger immer an die eigenen Bedürfnisse gekoppelt.
In diesem Zusammenhang ist ein eigener CRM-Software-Test empfehlenswert, indem Sie beispielsweise kostenlose, jedoch zeitlich begrenzte Angebote einiger Hersteller wahrnehmen.
» Mehr Informationen4. Welche Aufgabengebiete hat CRM-Software üblicherweise?
Wichtig ist, den Bedarf innerhalb der einzelnen Abteilungen zu klären, um den größtmöglichen gemeinsamen Nenner für das gesamte CRM-Software-Team zu finden. Gängig sind folgende Firmenbereiche mit entsprechendem Bedarf:
- CRM-Software für das Vertriebsmanagement und Sales
- CRM-Software für das Kontaktmanagement
- CRM-Software für die Produktivitätssteigerung
- CRM-Software für das Marketing
- CRM-Software für Kundenservice bzw. Support
Um auf Nummer sicher zu gehen, ist ein interner CRM-Software-Test zu empfehlen, bevor eine endgültige Kaufentscheidung fällt.
4.1. Fließende Übergänge von der CRM-Software für das Vertriebsmanagement zu anderen Abteilungen
Da in der Regel alle Zahnräder ineinander greifen, sind die Anforderungen übergreifend, um ein reibungsloses Zusammenspiel zu gewährleisten. So sollten Daten aus der CRM-Software für Kontaktmanager gleich strukturiert sein wie für den Vertrieb unter Berücksichtigung spezifischer Eingabefelder.
4.2. Kein Sonderfall aber besonders: CRM-Software mit E-Mail-Marketing
Bei etablierten Anbietern stehen häufig Erweiterungstools für Funktionen zur Verfügung, die zunächst nicht gebraucht werden. Bei einem Start-up in der Gründungsphase macht CRM-Software mit E-Mail-Marketing erst dann Sinn, wenn eine gewisse Anzahl an Kunden gewonnen ist.
5. Welche sind die wichtigsten Hersteller im Bereich CRM-Software?
Entscheidend ist die Zuverlässigkeit der Anbieter auf dem Markt, was Updates anbetrifft. Hinzu kommt, dass es Unterschiede zwischen einer CRM-Software für Windows, Mac und andere Betriebssysteme gibt. Nachfolgend eine Auswahl an Anbietern, die in diversen CRM-Software-Tests gut abgeschnitten haben:
CRM-Software gibt es zugeschnitten auf verschiedene Unternehmensarten und -größen.
- Teamleader
- Zendesk
- Xero
- Tubular
- Salesforce
Es gibt noch weitere interessante Projekte, die open-source-basiert sind, wie beispielsweise die Helpdesk-Software Zammad im Bereich des Sport-Ticketing. Welche die beste CRM-Software für Sie ist, hängt weniger vom Unternehmensnamen und mehr von der Produkt- und Servicequalität ab.
6. FAQs zum Thema CRM-Software
6.1. Wie viel kostet eine CRM-Software?
Es gibt CRM-Software, die gratis ist, danach hängt der Preis von der Größe des eigenen Unternehmens, der Anzahl der Nutzer und dem gewünschten Funktionsumfang ab. Umfangreiche Gesamtpakete können schnell mehrere tausend Euro kosten. Einfachere Varianten erhalten Sie auch schon für wenige hundert Euro und damit für eine CRM-Software sehr günstig. Monatliche Mietpreise beginnen bei ca. 20 Euro. Achten Sie darauf, ob die gratis CRM-Software auch Ihre Ansprüche erfüllt.
» Mehr Informationen6.2. Wie wichtig ist das Zusammenspiel zwischen der CRM-Software und der PHP-Version?
Diese Frage ist von Bedeutung, wenn Sie die Kundenmanagement-Software kaufen und auf eigenen Rechnern und Servern installieren, auf denen PHP (Personal Home-Page Tool) läuft. Es ist wichtig, dass die CRM-Software kompatibel zur installierten PHP-Version ist. Kompatibilitätsangaben finden Sie in den jeweiligen Produktbeschreibungen der Software-Anbieter. Welche PHP-Version auf Ihrem Server installiert ist, weiß Ihr Hoster oder Ihr Systemadministrator.
Diese Frage ist von Bedeutung, wenn Sie die Kundenmanagement-Software gekauft und auf eigenen Rechnern und Servern installieren, auf denen PHP (Personal Home-Page Tool) läuft. Es ist wichtig, dass die CRM-Software kompatibel zur installierten PHP-Version ist. Kompatibilitätsangaben finden Sie in den jeweiligen Produktbeschreibungen der Software-Anbieter. Welche PHP-Version auf Ihrem Server installiert ist, weiß Ihr Hoster oder alternativ Ihr Systemadministrator.
» Mehr Informationen6.3. Wie sinnvoll ist eine CRM-Software?
Im Unternehmen nutzen Sie eine CRM-Software, um Prozesse im Management, Vertrieb und Marketing in Bezug auf die Kunden zu optimieren. Das Kundenbeziehungsmanagement stellt damit unverzichtbares Tool dar, welches die Produktivität und die Kundenbindung steigert.
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