HR-Software Vergleich 2025

Das Management eines Unternehmens kostet Zeit und oftmals viel Geld. Immerhin müssen die Fähigkeiten der Mitarbeiter in den richtigen Unternehmensbereichen eingesetzt werden.

Zu dem Zweck muss die Unternehmenskommunikation stimmen. Zu den Verwaltungsaufgaben gehören ebenso Lohnabrechnungen oder die Urlaubsplanung. Diese Prozesse lassen sich digital vereinfachen.

Wie viele HR-Software-Vergleiche zeigen, sind entsprechende Programme für mehrere Zwecke geeignet:

• HR-Software ist für das Recruiting der Mitarbeiter nützlich
• HR-Software kann das Bewerbermanagement erleichtern
• HR-Software wird genutzt zur Personalentwicklung, dem E-Learning und dem Weiterbildungsmanagement
• HR-Programme erleichtern das Management von Arbeitszeit- und Krankenmanagement
• HR-Software eignet sich für das Abwesenheitsmanagement
• HR-Programme ermöglichen eine genaue Personalabrechnung

HR-Software hilft Ihnen dabei, Ihr Unternehmen zu organisieren.

Grundsätzlich lässt sich sagen, dass die Software alle personalbezogenen Verwaltungsaufgaben unterstützt. Besonders gewinnen die HR-Softwares im Recruiting zunehmende Relevanz. In zahlreichen Firmen wächst der Bedarf an Fach- und Führungskräften.

Allerdings ist die Neugewinnung von Arbeitskräften mit einem hohen Zeit- und Arbeitsaufwand verbunden. Das Personalmarketing muss stimmen, Stellenausschreibungen müssen geschrieben werden und das Bewerbungsmanagement muss ausgearbeitet werden. Zusätzlich gilt zu bedenken, dass durch die steigende Anzahl der Mitarbeiter mehr administrative Aufgaben auf die Personalverwaltung zukommen.

Nutzen Unternehmen keine HR-Programme, müssen sie diese Aufgaben manuell in Angriff nehmen. Es müssen Excel-Tabellen geführt, Word-Dokumente erstellt und andere Office-Tools genutzt werden.

Das ist nicht nur umständlich – es kann zu Chaos führen und damit eine Quelle für Fehler darstellen. Dementsprechend sind viele Firmen ab einem bestimmten Punkt nicht in der Lage, die Verwaltung allein zu bewältigen. Aus dem Grund ist eine HR-Software für Start-ups und Bestandsunternehmen eine gute Lösung. Sie verhindert, dass Teilbereiche ausgelagert werden müssen und beispielsweise Head-Hunting-Agenturen das Recruiting übernehmen.

HR-Systeme ermöglichen es, alle Personalaufgaben in einem Programm zu erledigen. Sie warten mit einer Reihe von Funktionen zur Automatisierung von Aufgaben auf. Vorwiegend der Mittelstand ist an HR-Softwares interessiert. Die Anwendungen können Zeit und Kosten sparen und erhöhen die Effektivität und die Transparenz in der Firma. Diese Schritte können letztendlich die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigen.

Suchen Sie nach günstiger HR-Software mit vielen Funktionen.

Möchten Sie die Personalverwaltung Ihres Unternehmens digitalisieren, empfehlen wir auf BILD.de, zunächst die verschiedenen digitalen Leistungen, die HR-Programme bieten, unter die Lupe zu nehmen.

In der Regel unterscheidet sich der Funktionsumfang nicht – egal ob Sie die HR-Software als App oder als Desktop-Version nutzen. Letztere ermöglicht es, die HR-Software nach dem Download frei auf allen Geräten eines Netzwerks zu verwenden.

Wie mehrere HR-Programm-Tests belegen, gehen die Programme mit verschiedenen Funktionen einer. Hochqualitative Programme können das Recruiting und das Bewerbermanagement vereinfachen. Sie enthalten Video-Telefonie-Dienste, um die Kommunikation im Unternehmen zu vereinfachen. Weiterhin überzeugen sie mit Vorlageschreiben und Erinnerungsfunktionen.

Im Bereich der Personalverwaltung spielt der Datenschutz eine wesentliche Rolle. Immerhin werden in dieser Abteilung die meisten persönlichen Daten verarbeitet – seien es Kontaktdaten von Bewerbern und Angestellten, Lohnabrechnungen oder Krankmeldungen. Die beste HR-Software funktioniert datenschutzkonform. Daher erleichtert sie es Unternehmen, den Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung zu entsprechen.

Mit den HR-Softwares gelingt es, Arbeitsprozesse zu synchronisieren und dementsprechend die Effizienz im Unternehmen zu steigern. Auf die Weise lassen sich eine Zeit- und Kostenersparnis erreichen. Welche Funktionen einzelne Lösungen bereithalten, erfahren Sie teilweise in einem HR-Software-Blog.

Beispielsweise erlauben es die Programme, Personalverwaltungsaufgaben zu automatisieren und die Mitarbeiter in Entscheidungsprozesse einzubinden. Vorwiegend geht es im Personalmanagement um administrative Aufgaben. Es müssen Arbeits- und Abwesenheitszeiten erfasst werden. Wird das digital erledigt, hat die Personalabteilung mehr Zeit, um sich auf andere Aufgabenbereiche zu konzentrieren.

Um diese Erleichterung zu beschleunigen, sind die meisten HR-Softwares nach dem Download voll einsatzfähig. Sie dienen als Organisationshilfe und Unterstützung beim Onboarding. Hierbei handelt es sich um den Eintritt neuer Arbeitskräfte ins Unternehmen. Um diesen Schritt zu erleichtern, können die Programme relevante Informationen aus der Bewerbung in die Personalakte übertragen.

Tipp: Hochwertige HR-Programme enthalten Funktionen zum Dokumentenmanagement. Diese ermöglichen das zentrale Speichern, das Archivieren – mit Hinblick auf das Sparen von Speicherkapazität – und das schnelle Auffinden wichtiger Daten, wie bspw. Personalakten.

Möchten Sie eine HR-Software von Microsoft oder einem anderen Anbieter kaufen, empfehlen Kaufberatungen, auf mehrere Auswahlkriterien zu achten.

Die Programme sollten auf einer Open-Source-Software basieren und sich auch für die Verwaltung mehrerer hundert Mitarbeiter eignen. Dieser Faktor ist speziell bei HR-Software für den Mittelstand entscheidend.

Sinnvoll ist es, wenn Sie mit der HR-Software Personalakten anlegen und jederzeit einsehen können. Zusätzlich sollte sie die Lohnabrechnung erleichtern.

Suchen Sie Programme, die alle Punkte Ihrer persönlichen HR-Software-Checklist erfüllen, kann meist zwischen verschiedenen Arten gewählt werden. Hierbei handelt es sich um:

• Komplettlösungen
• Insellösungen
• Module zur freien Kombination

Vor der Auswahl empfehlen wir auf BILD.de, bei der HR-Software die Preise zu vergleichen. Ebenso ist es hilfreich, einen Blick auf die verschiedenen Kategorien und deren Vor- und Nachteile zu werfen.

Komplettlösungen werden auch als All-in-One-Softwares bezeichnet. Sie vereinen alle Funktionen rund um die Personalverwaltung. Entscheiden sich Unternehmen für diese Variante, besteht kein Bedarf für zusätzliche Personalsoftware. Der Vorteil besteht im Wegfall mehrerer Schnittstellen.

Dementsprechend brauchen sich Personaler nicht in verschiedene Software-Lösungen einzuarbeiten. Jedoch gilt zu bedenken, dass die Mehrzahl der Kleinunternehmen einen Großteil der Funktionen nicht benötigt. Um Ihnen die Kaufentscheidung zu erleichtern, führen zahlreiche HR-Software-Tests die Vor- und Nachteile dieser Komplettlösungen auf:

Eine Alternative stellen die Insellösungen dar. Hierbei können Unternehmen entscheiden, ob sie sich auf die Personalmanagement oder das E-Recruiting konzentrieren wollen. Die Lösung bietet sich für Firmen an, die einen Teilbereich ihrer HR-Abteilung digitalisieren wollen. Wer später auf die Volldigitalisierung Wert legt, ist mit diesen Teillösungen weniger gut beraten.

Der Grund: Zwischen den einzelnen Programmen müssen manuelle Abgleiche vorgenommen werden. Dementsprechend werden die Insellösungen auf dem Markt seltener. Der Trend geht klar zu den All-in-One-Lösungen – ob als Paket oder in Form von Modulen.

Letztere bestehen als verschiedene Bausteine, die Unternehmen frei nach ihrem Bedarf miteinander kombinieren können. Beispielsweise kann sich diese HR-Software auf die Urlaubsplanung und die Zeiterfassung konzentrieren. Ein weiteres Modul stellt bei der HR-Software das Bewerbermanagement dar. Des Weiteren besteht die Chance, folgende Bereiche einzugliedern:

• Personalbedarfsplanung
• Personaladministration
• Talent-Management: Talent-bindung, Talent-förderung und Talent-entwicklung
• Employee-Self-Service

Dieses Modell geht mit mehreren Vorzügen einher. Die Unternehmen können die Bausteine auswählen, die sie für ihr Personalmanagement benötigen. Später lassen sich weitere Module zubuchen. Vorwiegend sind diese frei kombinierbaren HR-Lösungen für kleine Unternehmen und Start-ups geeignet. Diese können zunächst Teilbereiche der Personalabteilung mit dieser Software abdecken und zu einem späteren Zeitpunkt aufrüsten.

Die folgende Übersicht fasst die Besonderheiten aller Systeme für Sie zusammen, um Ihnen die Auswahl zu erleichtern:

Sorgen Sie mit HR-Software für Zeit- und Kostenersparnis in der Personalabteilung.

Möchten Sie eine HR-Software einem Test unterziehen, können Sie zwischen zahlreichen Arten wählen.

Auch bei den Herstellern und Marken stehen Sie vor der Qual der Wahl. Zu den renommierten HR-Software-Anbietern gehören:

• SAP
• Personio
• Sage, insbesondere die HR Suite Cloud Plus
• Rexx Systems
• Infoniqa
• Papershift
• HRworks

Sie zählen ebenso wie die HR-Software von Microsoft zu den HR-Software-Marktführern. Die Vielzahl der Unternehmen bietet HR-Software für iOS und Android. Dementsprechend können Sie die Programme flexibel einsetzen.