Kaufberatung: So finden Sie das richtige Produkt in unserem OCR-Software Vergleich 2025

Wichtige Punkte vor dem Kauf:
  • Die Abkürzung OCR steht für den englischen Begriff Optical Character Recognition. Die automatische Texterkennung sorgt dafür, dass Sie Bilddateien in Textformate umwandeln können. Die Dateien werden dadurch kleiner und lassen sich weiterverarbeiten.
  • Verschiedene Hersteller wie Adobe, Ashampoo oder Nuance haben OCR-Software im Angebot. Es gibt Unterschiede in den Bereichen Preis, Funktionsumfang oder Betriebssystem-Art. Beim Kauf achten Sie deshalb darauf, dass die OCR-Software zu Ihrem System und dessen Anforderungen passt. Sie erhalten das Programm klassisch als Installations-CD oder laden Sie die OCR-Software per Download runter.
  • Viele OCR-Programme bieten weitaus mehr, als automatisch Texte zu erfassen. Sie können die Texte bearbeiten oder in praktische PDFs umwandeln. Die Software kostet je nach Anbieter zwischen 15 und 200 Euro. Darüber hinaus finden Sie online auch kostenlose OCR-Software zum Herunterladen.

ocr-software-test

Das Scannen von Dokumenten, Buchseiten oder Bildern ist eine langwierige Angelegenheit. Die Dateien sind riesig und nehmen enorm viel Speicherplatz ein. Möchten Sie das Ganze auch noch ausdrucken, kommt ein riesiger Papierberg hinzu. Dies ist alles andere als nachhaltig. Eine praktische Alternative zum Kopieren und Ausdrucken bietet die OCR-Software. Diese arbeitet mit einer automatischen Texterkennung, produziert kleinere Daten und bietet sogar die Möglichkeit, Texte digital zu verändern.

Der OCR-Software-Vergleich und -Ratgeber 2025 auf BILD.de zeigt Ihnen, wie ein solches Programm funktioniert und welche Eigenschaften es auf jeden Fall besitzen sollte. Zusätzlich erhalten Sie in der Kaufberatung Tipps, wie Sie die beste OCR-Software für daheim und das Büro finden.

1. Was ist eine OCR-Software?

Begriffserklärung für OCR

Die Abkürzung OCR steht für Optical Character Recognition. Der englischsprachige Begriff kann mit optische Zeichenerkennung übersetzt werden. Es handelt sich hierbei um ein automatisches Texterkennungsprogramm, welches Informationen aus Bildern in einen Text umwandelt, den Sie selbst bearbeiten können.

Wofür man eine OCR-Software benötigt, ist schnell erklärt: Sie kommt immer dann zum Einsatz, wenn Sie Dokumente digitalisieren und anschließend noch textlich verändern möchten. Dies ist zum Beispiel bei Formularen der Fall. Weiterhin sind die Dateien deutlich kleiner als Bilddateien.

Zum Schluss besteht die Möglichkeit, den Text in ein PDF umwandeln. Neben Texterkennungsprogrammen, für die Sie bezahlen müssen, gibt es kostenlose OCR-Software. Wie gut diese ist, vergleichen unter anderem verschiedene OCR-Tests im Internet.

Für die eigene Buchhaltung sind Programme zur automatischen Texterkennung ebenfalls praktisch. Sie können damit Belege sofort einscannen. Dank der intelligenten Software erkennt die OCR-Software nicht nur die Texte, sondern kann sie innerhalb der digitalen Buchhaltung auch schnell und einfach bestimmten Kategorien (zum Beispiel Bewirtschaftung) zuordnen oder auf einer Back-up-CD speichern. Da es OCR-Software für Android oder iOS-Smartphones gleichermaßen gibt, ist diese Form der Beleg-Digitalisierung auch von unterwegs aus schnell erledigt.

2. Wie erfolgt die Texterkennung mit OCR?

dokument wird mit ocr-software erfasst

Nutzen Sie OCR-Software, um Bilddateien in bearbeitbare Textdateien umzuwandeln.

Sie scannen zunächst den Text (zum Beispiel eine Buchseite) ab. Beim Dateiformat handelt es sich meistens um ein JEPG oder PNG. Die Software startet nun den systemeigenen Prescreening-Prozess. Die Vorstufe optimiert dabei das bestehende Ausgangsmaterial. Farben werden komplett herausgenommen und in Schwarz-Weiß umgewandelt.

Zudem richtet das Programm das Bild besser aus. Ziel ist es, dass sämtliche Textzeilen in senk- und waagerechten Zeilen ausgerichtet sind. Die OCR-Software nutzt zudem verschiedene Filter zur Glättung oder der Entfernung von Linien.

Die Software erkennt automatisiert Schriftarten und führt eine Vereinheitlichung des Seitenverhältnisses und der Zeichen durch. Erst danach erfolgt die eigentliche Texterkennung durch bestimmte Tools. Hierzu zählen unter anderem das Feature-Extraction-Verfahren oder das Matrix-Matching. Zuletzt konvertieren Sie den Text in ein von Ihnen gewähltes Format und speichern das Dokument entsprechend ab. Zum Beispiel können Sie das Dokument mithilfe von OCR-Software als Excel-Tabelle speichern.

Eine professional OCR-Software führt Konvertierungen unter anderem in diese drei Datei-Typen durch:

Datei-Typ Eigenschaften
Word
  • kostenpflichtiges Textverarbeitungs-Programm von Microsoft
  • viele Tools zur Gestaltung von Texten
  • auch als iOS- oder Unix-Version erhältlich
  • Konvertieren in ein PDF möglich
Excel
  • kostenpflichtiges Tabellenkalkulations-Programm von Microsoft
  • viele Tools zur Erstellung von Tabellen, Datenbanken und Grafiken
  • auch für Mac-OS-Betriebssystem verfügbar
PDF
  • Abkürzung steht für Portable Document Format
  • plattformunabhängiges Datenformat
  • vektorbasierte Seitenbeschreibungssprache
  • freie Skalierbarkeit von Seiten möglich

Das PDF ist eine Art Alleskönner und hat gegenüber anderen Dateiformaten diese Vor- und Nachteile:

    Vorteile
  • Inhalte werden so angezeigt wie vom Autor erstellt
  • hohe Sicherheitsstandards wie Passwortschutz
  • Inhalte können mit einem Kopierschutz versehen werden
    Nachteile
  • Bearbeitung ohne entsprechende Tools kaum oder gar nicht möglich

Oftmals gibt es Texterkennungs-Tools direkt von einem Drucker- und Scanner-Hersteller wie HP, Epson oder Canon, die OCR-Software ist somit perfekt auf die technische Umgebung abgestimmt, was das Arbeiten und die Bedienung deutlich schneller sowie einfacher macht.

3. OCR-Software in Tests: Was sind die wichtigsten Kriterien beim Kauf einer automatischen Texterkennung?

Sobald Sie eine OCR-Software kaufen möchten, sollten Sie vorab verschiedene Texterkennungs-Programme miteinander vergleichen. Verschiedene OCR-Software-Tests im Internet nutzen dafür unter anderem diese Kategorien:

  • Kompatibilität
  • Bearbeitungsoptionen
  • Anzahl der Sprachen
  • Qualität der Texterkennung

3.1. Was versteht man unter Kompatibilität bei einer OCR-Software?

Desktops-PCs, Laptops, Tablets oder Smartphones besitzen stets ein Betriebssystem. Gute Beispiele sind Windows (Microsoft), iOS (Apple) oder Android. Sobald Sie Software nutzen, muss diese daher zwingend mit dem bestehenden Betriebssystem kompatibel sein.

Die Vergleichstabelle auf BILD.de macht deutlich, dass viele OCR-Softwareprogramme für Windows ausgelegt sind. Einige bieten auch eine Kompatibilität zu Android, OCR-Software für iOS ist hingegen schwieriger zu finden.

» Mehr Informationen

3.2. Wie genau bearbeitet eine OCR-Software Texte?

frau scannt dokument mit smartphone

OCR steht für Optical Character Recognition, auf Deutsch automatische Zeichenerkennung.

Ein wichtigstes Kriterium für die Qualität und Nutzbarkeit der OCR-Software von Epson, HP, Adobe, Microsoft und vielen weiteren Herstellern stellt die Genauigkeit dar. Damit ist gemeint, wie exakt die Texterkennung arbeitet und die einzelnen Buchstaben, Wörter oder ganze Sätze korrekt wiedergibt.

Entscheidend für die Qualität ist dabei die Fehlerkorrektur. Die OCR-Software sollte auf jeden Fall Fehlerkorrekturen auf Zeichen- und Wortebene vornehmen können. Hinweise hierzu finden Sie ebenfalls in der Produktbeschreibung.

  • Die Fehlerkorrektur auf Zeichenebene (ICR = Intelligent Character Recognition) gleicht Wörterbücher ab und führt eine Bewertung der wahrscheinlichen Fehlerfreiheit durch.
  • Die Fehlerkorrektur auf Wortebene (IWR = Intelligent Word Recognition) nutzt die OCR-Software, um Handschriften zu verbessern. Hier sind die einzelnen Buchstaben oftmals nicht voneinander getrennt, weshalb Texterkennungen ohne IWR Probleme bereiten können.

Möchten Sie auf Nummer sicher gehen und gegebenenfalls selbst Korrekturen ausführen, sollte die OCR-Software auf jeden Fall eine manuelle Fehlerkorrektur bieten.

» Mehr Informationen

3.3. Wie erhalten Sie OCR-Software?

Es gibt mit der klassischen CD inklusive Verpackung und dem Download zwei verschiedene Möglichkeiten, OCR-Software zu erhalten. Der Download erfolgt beim Anbieter direkt online. Software, die Sie für Ihr Smartphone oder Tablet nutzen, gibt es im jeweiligen App-Store. Ein gutes Beispiel ist die OCR-Software für Android oder iOS.

Achtung: Vor dem Download der OCR-Software sollten Sie die Anforderungen berücksichtigen, die die Texterkennung benötigt. Dies bezieht neben dem Betriebssystem beziehungsweise dessen Version ebenfalls die Leistungsfähigkeit des jeweiligen Endgerätes mit ein. Darauf weisen auch verschiedene Tests für Programme zur Texterkennung im Internet hin.

» Mehr Informationen

3.4. Wie hoch ist die Anzahl der Sprachen?

Nicht immer sind die Dokumente, die Sie via Scanner digitalisieren und am PC bearbeiten möchten, in deutscher Sprache gehalten. Deshalb ist es wichtig, dass Ihre OCR-Software neben Deutsch gleich mehrere Sprachen automatisch erkennt und Textdateien daraus erstellen kann. Ein gutes Beispiel ist die OCR-Software für den HP-Drucker Scan-Jet, die für als 30 verschiedene Sprachen genutzt werden kann.

In der Vergleichstabelle auf BILD.de sehen Sie, dass die Anzahl in diesem Bereich stark variiert. Einige Texterkennungsprogramme sind nur für Deutsch ausgelegt, während es andere auf 17 oder 22 Sprachen schaffen.

Benötigen Sie eine OCR-Software für russische Inhalte, empfiehlt sich ein Programm wie Microsoft OneNote. Die OCR-Software von Microsoft ist unter anderem in Office 2019 und 365 bereits enthalten.

» Mehr Informationen

3.5. Wie erfolgt die Installation der OCR-Texterkennung?

Möchten Sie die kostenpflichtige oder Freeware-OCR-Software installieren, legen Sie einfach die CD ins Laufwerk ein. Ihr PC oder Laptop erkennt die Software und startet das Installationsprogramm. Online laden Sie OCR-Software auf Deutsch herunter. Oftmals ist es notwendig, dass Sie das Programm noch entpacken.

Im Verlauf müssen Sie bei beiden Varianten angeben, dass Sie den Lizenzvereinbarungen zustimmen. Ansonsten funktioniert die OCR-Software für Canon, Epson, HP oder einen anderen Scanner nicht.

» Mehr Informationen

4. Welches sind die beliebtesten Hersteller und Marken von OCR-Software?

mann scannt dokument mit smartphone

Beachten Sie, dass die OCR-Software mit Ihrem Betriebssystem kompatibel sein muss.

Die OCR-Software für Windows oder weitere Betriebsprogramme erhalten Sie online und in Computer- oder Bürofachmärkten. Discounter wie Aldi oder Lidl haben solche Software eher seltener im Angebot. Zu den wichtigsten Herstellern und Marken gehören:

  • Abbyy
  • Markt + Technik
  • Wondershare
  • Nuance
  • Visio
  • Kofax
  • Ashampoo
  • Finereader (ABBYY)

Eine günstige OCR-Software gibt es zwischen 30 und 50 Euro. Im mittleren Preissegment müssen Sie mit Anschaffungskosten bis rund 120 Euro rechnen. Texterkennungsprogramme mit einer umfangreichen Funktionsauswahl und verschiedenen Sicherheitsfeatures können aber 200 Euro und mehr kosten.

5. Weitere Antworten und Fragen von Kunden, die nach OCR-Software-Tests bzw. Vergleichen suchen

5.1. Welche OCR-Software ist kostenlos?

Online finden Sie verschiedene Anbieter, die ihre OCR-Software kostenlos anbieten. Man spricht hierbei auch von Freeware-OCR-Software. Im Vergleich zeigt sich, dass kostenlose OCR-Software zahlungspflichtigen Angeboten in nichts nachstehen muss. Ein gutes Beispiel ist FreeOCR. Die Texterkennung für Windows ist mit vielen Scannern kompatibel, unterstützt mehrere Sprachen und hat keine Größenbeschränkung.

» Mehr Informationen

5.2. Wie gut funktioniert die Tabellenerkennung einer OCR-Software?

Möchten Sie die OCR-Software zur Tabellenerkennung nutzen, ist dies mit diversen Programmen ebenfalls möglich. Beim Kauf der Software sollten Sie darauf achten, dass das Tool Linien und Ziffern in verschiedenen Stärken erkennt und differenzieren kann.

» Mehr Informationen

5.3. Wie gut kann eine OCR-Software Handschriften erkennen?

Dies hängt ganz von der jeweiligen Software ab. Für die optimale Scanner-OCR-Software ist es wichtig, dass diese über eine sehr gute Fehlerkorrektur auf Wortebene (IWR) verfügt.

» Mehr Informationen

5.4. Was ist das Besondere an der Adobe-OCR-Software?

Die OCR-Software Adobe Acrobat DC hat den Vorteil, dass sie Schriften besonders gut automatisch erkennt. Die Software benötigt hierfür nur vier Schritte. Darüber hinaus ist die Benutzerführung sehr einfach. Änderungen können Sie vom Smartphone, Desktop-PC und Tablet gleichermaßen vornehmen.

» Mehr Informationen

5.5. Warum sollte die OCR-Software eine Umwandlung in Audiodateien anbieten?

Für Menschen mit Sehbehinderung ist es wichtig, dass Texte auch in gesprochener Form vorliegen. Bei Programmen wie Word gibt es zum Beispiel eine Vorlesefunktion. Die Audiodatei von umgewandelten Texten stellt ebenfalls eine Möglichkeit dar. Diverse OCR-Programme bieten diese Audiofunktion an.

» Mehr Informationen

5.6. Was sagt Stiftung Warentest zum Thema OCR-Software?

Stiftung Warentest hat bereits mehrfach verschiedene Office-Produkte genauer unter die Lupe genommen. Hierzu zählte unter anderem ein Test zu verschiedenen Übersetzung-Apps. Einen speziellen OCR-Software-Vergleich gibt es bislang nicht. Deswegen können wir Ihnen an dieser Stelle auch keinen OCR-Software-Testsieger des Institutes genauer vorstellen.

» Mehr Informationen

5.7. Was kostet eine OCR-Software

Eine günstige OCR-Software gibt es bereits für weniger als 20 Euro. Im mittleren Preisbereich kosten Programme zur automatischen Texterkennung zwischen 50 und 100 Euro. Einige OCR-Tools erhalten Sie aber erst für mehr als 200 oder 300 Euro.

5.8. Was ist eine OCR-Prüfung?

Die Abkürzung OCR steht für Optical Character Recognition. Es handelt sich hierbei um ein Verfahren zur optischen Zeichenerkennung. Folglich sorgt die OCR-Prüfung dafür, gedruckte oder geschriebene Texte digital zu erfassen.

» Mehr Informationen

Video-Tutorials und Bewertungen für das Thema OCR-Software

In diesem Video zeigen wir Ihnen, wie Sie Adobe Acrobat Pro DC für eine kostenlose 7-tägige Testversion herunterladen und nutzen können, ohne Kreditkartendetails anzugeben. Wir geben Ihnen Schritt-für-Schritt-Anleitungen, um das Programm herunterzuladen und einzurichten, damit Sie seine vielfältigen Funktionen für Ihre PDF-Bearbeitung nutzen können. Erhalten Sie einen ersten Eindruck von Adobe Acrobat Pro DC und entdecken Sie, wie es Ihren Arbeitsablauf verbessern kann, ohne dass Sie sich verpflichten müssen, Kreditkartendaten anzugeben.

In diesem Youtube-Video wird eine OCR-Software vorgestellt, die es ermöglicht, gedruckten Text in elektronischen Text umzuwandeln. Der Sprecher erklärt ausführlich, wie die Software funktioniert und wie einfach die Anwendung ist. Zudem werden verschiedene Anwendungsbereiche aufgezeigt, wie das Scannen von Dokumenten oder das automatische Ausfüllen von Formularen.