Noch ehe wir auf BILD.de Materialien und Designs näher betrachten, wollen wir die Eigenschaften von Aktenvernichtern mit der Sicherheitsstufe 4 in Tests erläutern. Denn nicht nur als Privatdetektiv oder Agent einer Sicherheitsbehörde arbeiten Sie mit vertraulichen und sensiblen Dokumenten, sondern in fast jedem Büro.
Sie sind beispielsweise als Unternehmen an bestimmte Aufbewahrungsfristen für verschiedene Dokumente gebunden, bei denen Arbeitsverträge, Ein- und Ausgangsrechnungen sowie Kassenbelege unterschiedlich behandelt werden. Dazu gesellen sich seit kurzer Zeit auch noch die Verordnungen der DSGVO, was die Verwaltung der Papiere nicht vereinfacht.
Damit sich nun über die Jahre und Jahrzehnte einer Geschäftstätigkeit hinweg nun nicht immer mehr Aktenberge im Archiv türmen, sollten Sie viele davon beizeiten vernichten. Zu beachten sind dabei die Aufbewahrungsfristen, die Sicherheitsstufen und der Datenschutz.
Informieren Sie sich vor der Vernichtung
Sind Dokumente erst einmal im Aufsatz eines Aktenvernichters mit der Sicherheitsstufe 4 gelandet und wurden geschreddert, lassen sie sich nicht wiederherstellen. Werden Sie vom Finanzamt überprüft, drohen empfindliche Strafen.
Ein Aktenvernichter ist so aufgebaut, dass sich oben ein Aufsatz mit scharfen Zähnen zum Zerschneiden von Papier befindet. Darunter erwartet ein Papierkorb mit einem gewissen Volumen den unleserlichen Papiermüll, der entsorgt wird. Je höher die Schnittgeschwindigkeit in Minuten ist, desto mehr Dokumente kann ein Aktenvernichter mit der Sicherheitsstufe 4 in kurzer Zeit für die Entsorgung vorbereiten. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie nur die emotionale Bindung an einen alten Liebesbrief endgültig loswerden wollen oder aber den Eintrag ins Grundbuch einer Immobilie.
Vernichten Sie mit einem Aktenvernichter mit der Sicherheitsstufe 4 Unterlagen und Dokumente, die nicht wiederherstellbar sein sollen.
Neben den verschiedenen Aufbewahrungsfristen und Sicherheitsstufen wollen wir Ihnen die Vorgaben der DSGVO für Aktenvernichter mit der Sicherheitsstufe 4 vorstellen:
- normaler Schutzbedarf: Wird bei personenbezogenen Daten angewendet, deren Verarbeitung die informationelle Selbstbestimmung nicht beeinträchtigt. Geburtsjahr, Anschrift und Daten in öffentlichen Registern fallen hier hinein.
- hoher Schutzbedarf: Wird bei personenbezogenen Daten angewendet, die dafür geeignet wären, die Person in ihren wirtschaftlichen oder gesellschaftlichen Verhältnissen zu beeinträchtigen. Hierzu zählen Kontostände, Zeugnisse, ethnische Herkunft, religiöse Überzeugungen oder Telefondaten.
- sehr hoher Schutzbedarf: Wird bei personenbezogenen Daten angewendet, die für eine erhebliche Beeinträchtigung der gesellschaftlichen Stellung oder wirtschaftlichen Verhältnisse geeignet sind. Hierunter fallen Steuerdaten, strafbare Handlungen, Sozial- oder Krankendaten.
Wie Sie leicht erkennen, befindet sich bereits die Telefonnummer eines Anrufers in Ihrem Unternehmen, die handschriftlich neben den Namen auf einen Notizzettel geschrieben wurde, im hohen Schutzbedarf.
Es gibt für Ärzte, Rechtsanwälte, aber auch Handwerker immer die Möglichkeit, bei Berufsverbänden eine Übersicht für die eigene Branche zu erhalten. Hier sehen Sie, welche Daten bei Ihnen vorkommen und wie Sie mit diesen umgehen sollten.
