Elektronisches Fahrtenbuch Vergleich 2025

Bei betrieblich genutzten Fahrzeugen muss die private Nutzung versteuert werden. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten. Oft wird die 1 %-Regelung angewendet, da diese als am einfachsten zu handhaben gilt: Bei dieser Variante wird lediglich 1 % des Bruttolistenpreises des Fahrzeuges als private Nutzung angenommen.

Eine andere Möglichkeit ist die genaue Aufschlüsselung aller Fahrten mithilfe eines Fahrtenbuchs. Bei der elektronischen Variante wird das Fahrtenbuch dabei direkt mit dem Bordcomputer verbunden. Eine andere Methode ist ein Fahrtenbuch für den PC. Im Gegensatz zu veralteten Anwendungen können Sie dazu jedoch mittlerweile Apps benutzen, in denen Ihre häufigen Ziele abgespeichert oder die Daten direkt an das Fahrtenbuch-Programm übertragen werden. Auch hier hält sich der Aufwand in Grenzen.

Auch die Dokumentation via Smartphone oder Tabletist mittlerweile problemlos möglich, was vor allem dann praktisch ist, wenn die Fahrt noch im Kfz dokumentiert werden soll. Gemeinsam sind allen Varianten die Daten, die in einem ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuch erfasst werden müssen:

• das amtliche Kennzeichen
• Kilometerstand am 1.1, 0 Uhr und am 31.12./24 Uhr
• Art der Fahrt (betriebliche Fahrten, Fahrten zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte, Familienheimfahrten bei einer doppelten Haushaltsführung, Privatfahrten, Fahrten in Zusammenhang mit anderen Tätigkeiten/Einkünften)
• Angaben zu den einzelnen Fahrten (Datum, Kilometerstand am Anfang und Ende der Fahrt, Startort und Ziel, Reiseroute, Reisezweck, aufgesuchter Kunde, etc.)

Das Finanzamt überprüft stichprobenartig die Fahrtenbücher mit Belegen aus der Buchführung oder mit anderen Unterlagen, da hier Datum, Ort und Uhrzeit des Geschehens vermerkt sind. Mögliche Belege sind Tank- und Parkquittungen, Bankauszüge, Werkstattrechnungen, Hotelübernachtungen, Belege von Geschäftsessen, TÜV-Belege, Belege über Bewirtungskosten, Reisekostenabrechnungen gegenüber Auftraggebern oder betriebliche Einkäufe.

Wer ein Firmenfahrzeug privat über die 1 %-Regelung nutzt und ein eher teures Fahrzeug fährt, muss dem Finanzamt am Ende des Monats eine hohe Summe erstatten. Wird das Fahrzeug öfter als 46 x pro Jahr verwendet, kommen noch 0,03 % des jeweiligen Listenpreises pro Kilometer zwischen Arbeitsort und Wohnort dazu. Die 1 %-Regelung lohnt sich daher nur bei günstigen Fahrzeugen.

Für teurere Modelle lohnt sich das Führen eines elektronischen Fahrtenbuchs. Dann erfolgt die Versteuerung anhand der tatsächlich privat genutzten Kilometer und das wirkt sich positiv auf die Kosten aus. Besonders günstig ist hierbei die Variante des elektronischen Fahrtenbuches per GPS.

Die Oberfinanzdirektionen Münster und Rheinland weisen darauf hin, dass die Finanzämter nicht dazu verpflichtet sind, elektronische Fahrtenbücher zu zertifizieren oder zuzulassen. Steuerzahler, die ein elektronisches Fahrtenbuch nutzen möchten, sollten sich daher vorab mit ihrem Finanzamt in Verbindung setzen und prüfen lassen, ob das Fahrtenbuch die allgemeinen Anforderungen erfüllt.

Welche Vor- und Nachteile ein elektronisches Fahrtenbuch hat, lesen Sie in der folgenden Übersicht auf BILD.de:

Im Folgenden präsentieren wir Ihnen auf BILD.de eine Übersicht der verschiedenen Fahrtenbuch-Typen, auf die Sie in Tests zu elektronischen Fahrtenbüchern stoßen werden:

Im Idealfall ist ein elektronisches Fahrtenbuch im Pkw beim Kauf bereits eingebaut. Die Anerkennung des elektronischen Fahrtenbuchs setzt jedoch nicht nur voraus, dass die technischen Voraussetzungen erfüllt werden, sondern dass der Fahrzeugführer auch die Soft- und Hardware ordnungsgemäß bedienen kann.

Das elektronische Fahrtenbuch muss, wie bei der klassischen Variante, das Datum, den Kilometerstand und das Ziel aufnehmen können. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Fahrzeugführer die Daten erst nachträglich zeitnah in ein Webportal einträgt oder diese automatisch während der Fahrt generiert werden. Zeitnah bedeutet in diesem Fall ein Zeitraum von bis zu sieben Tagen.

Elektronische Fahrtenbuch-Tests haben gezeigt, dass es gerade bei unvollständigen Varianten problematisch werden kann: Die Finanzämter müssen Fahrtenbücher schließlich nur dann anerkennen, wenn sie dieselben Daten enthalten wie die klassische Variante. Darüber hinaus muss technisch garantiert sein, dass nachträgliche Änderungen nicht möglich sind. Der Nachweis kann einfacher sein, wenn diese Aufzeichnungen über einen externen Dienstleister erfolgen und nicht über das eigene Gerät.

Vor dem Kauf – Das sollte ein elektronisches Fahrtenbuch enthalten:

• jede betrieblich zusammenhängende Fahrt mit Kilometerangabe
• Gesamt-Kilometerzahl am Ende der Fahrt
• Datum der Fahrt
• betriebliche Reiseziele mit Nennung der Adresse und Namen des Kunden/Geschäftspartners
• Privatfahrten mit Angabe der Kilometer
• keine Änderungen möglich
• keine Durchstreichungen

Der Kaufpreis für elektronische Fahrtenbücher bewegt sich zwischen 39 Euro und 799 Euro. Die Höhe des Preises hängt dabei von den Features ab, die das elektronische Fahrtenbuch mit sich bringt. Ist zum Beispiel eine OBD-Schnittstelle (On-Board-Diagnose) vorhanden, lässt sich das Gerät mit direkt mit dem Fahrzeug koppeln. Dies ist eine komfortable Funktion, die allerdings auch den Kaufpreis in die Höhe schnellen lässt.

Muss ein elektronisches Fahrtenbuch nicht fest verbaut werden, können Kosten gespart werden, wobei gerade mobile Versionen für digitale Endgeräte recht günstig sind. Auch die Art der Legitimation des Fahrers spielt beim Preis eine Rolle: muss dieser lediglich in einer App sein Passwort eingeben, ist mit einem günstigeren Gesamtpreis zu rechnen als bei Modellen mit Führerscheinscanner. Ein elektronischer Fahrtenbuch-Vergleich kann hier also durchaus sinnvoll sein.

Wenn Sie eine automatische Verbindung mit dem Kilometerzähler im Fahrzeug herstellen möchten, ist ein Adapter nötig, den Sie in die Blackbox stecken müssen. Diese Komplettpakete kosten dann ab 150 Euro aufwärts. Der Preis für die Software eines der besten elektronischen Fahrtenbücher beläuft sich meist auf bis zu 25 Euro.

Damit Sie nicht die Übersicht auf dem gefühlt unendlich großen Markt an Herstellern und Marken für Fahrtenbuch-Apps und -Softwares verlieren, haben wir auf BILD.de im Folgenden noch einmal die wichtigsten Anbieter zusammen gefügt:

• Fahrtenbuch Bury
• Fahrtenbuch Compilot
• Fahrtenbuch Probasys
• Fahrtenbuch S-Tec
• Fahrtenbuch Systemics
• Fahrtenbuch Opus Equipment
• Fahrtenbuch TomTom
• elektronisches Fahrtenbuch Vimcar

Da bisher noch kein unabhängiger Test von elektronischen Fahrtenbüchern existiert, müssen Sie Ihren persönlichen elektronischen Fahrtenbuch-Testsieger vor allem anhand der eigenen Bedürfnisse und Kenntnisse ausmachen. Ein pauschal bestes oder günstigstes elektronisches Fahrtenbuch gibt es schließlich nicht. Orientieren Sie sich bei Ihrem Vergleich am besten an den geforderten Bedingungen des Finanzamts und beachten Sie die nachfolgend aufgeführten Kaufkriterien.

8.1. Anerkennung vom Finanzamt entscheidend

Ein elektronisches Fahrtenbuch muss vom Finanzamt anerkannt werden. Achten Sie daher beim Kauf des Fahrtenbuchs darauf, dass dieses die vom Finanzamt geforderten Bedingungen erfüllt. Das Fahrtenbuch darf in keinem Fall veränderbar sein und muss die geforderten Daten wie Datum, Kilometerstand, Grund der Fahrt und die Adresse des Ziels enthalten.

8.2. Bedienung muss einfach und intuitiv sein

Gerade in der Zeit der fortschreitenden Digitalisierung spielt das Handling eine große Rolle: Wie viel Eigenarbeit ist erforderlich und wie viel nimmt das elektronische Fahrtenbuch dem Fahrer wirklich ab? Sind zusätzliche Geräte oder Software notwendig? Je nachdem, für welche Variante des elektronischen Fahrtenbuches Sie sich entscheiden, sollten Sie darauf achten, dass Sie und gegebenenfalls auch Ihre Mitarbeiter mit der Bedienung klar kommen. Ein online Fahrtenbuch oder eine Fahrtenbuch-Vorlage für den PC sind meist die am einfachsten zu verstehenden Varianten. Für technisch etwas versierte Fahrer können aber gerade Apps oder ein im Fahrzeug integriertes System die ideale Lösung sein.

8.3. Datenschutz

Sollten Sie sich für ein elektronisches Fahrtenbuch entscheiden, das über einen externen Anbieter läuft, spielt der Datenschutz eine große Rolle. Prüfen Sie bei der Wahl des Anbieters daher dessen Datenschutzrichtlinien. So vermeiden Sie unschöne Überraschungen.

8.4. GPS-Aufzeichnung

Elektronische Fahrtenbücher, die über GPS laufen, sind die Systeme, die am einfachsten zu handeln sind. Hier müssen Sie schließlich nicht selbst die gefahrenen Kilometer zählen, nachträglich ausrechnen oder Start und Ziel separat anlegen. Genau wie ein Navigationsgerät erkennen solche Fahrtenbücher nämlich genau die zurückgelegte Strecke inkl. Kilometerzahl, Dauer und Ziel der Fahrt.

Sie sollten beim Kauf also darauf achten, dass die Systeme über GPS-Ortung verfügen, um sich so kinderleicht viel Arbeit zu ersparen.